Le Recteur de l'académie d’Aix-Marseille à
Mesdames et Messieurs les chefs d'établissement, Mesdames et Messieurs les directrices et directeurs d'école
s/c de Mesdames et Messieurs les inspectrices et inspecteurs de l'Éducation nationale de circonscription
s/c de Messieurs les directeurs académiques des services de l'Éducation nationale
Aix-en-Provence, le 31 mars 2016
Objet :

Application de déclaration des sorties et des voyages

Les évènements de janvier et novembre 2015 à Paris et du 22 mars à Bruxelles nous imposent de prendre toutes les mesures pour soutenir les établissements qui doivent assurer une sécurisation renforcée des communautés scolaires.
À ce titre, les services académiques, particulièrement mon cabinet et ceux des inspecteurs d'académie, doivent avoir une vision précise et en temps réel des voyages scolaires qui se déroulent sur le territoire français et à l'étranger.
L’application de suivi des voyages scolaires décrites dans le document joint (sorties et voyages) vous permet de saisir rapidement les informations primordiales qui faciliteront le soutien et l’accompagnement des établissements en cas de crise ou de danger.
La saisie de ces informations ne vous exonère pas du respect des procédures de déclaration et d'autorisation auprès des services départementaux et - pour le premier degré- de votre circonscription.
Une version 2 de cette nouvelle application, qui vise une dématérialisation du dossier papier est actuellement à l'étude. Par ailleurs, il est important de préciser, pour les accompagnateurs, que les numéros de téléphone saisis ne seront utilisés que si la situation d'urgence l'exige. Vous avez aussi la possibilité de saisir, si nécessaire, les sorties sans nuitées organisées par l'établissement.
Alors que la fin d'année, riche en sorties et en voyages, se profile, dans le contexte, que-nous connaissons, je vous demande de nous signaler, à travers la saisie dans cette nouvelle application, tous les voyages avec nuitées que votre établissement organise.
En vous remerciant par avance de votre implication au service de la sécurité de nos élèves et de nos personnels.
Bernard Beignier

SORTIES ET VOYAGES
NOUVELLES CONSIGNES

Les évènements de janvier et novembre 2015 à Paris et du 22 mars à Bruxelles nous imposent de prendra toutes les mesures pour soutenir les établissements qui doivent assurer une sécurisation renforcée des communautés scolaires.
À ce titre, les services académiques, et ceux des inspecteurs d’académie-DASEN, doivent avoir une vision précisa et en temps réelle des voyages scolaires qui se déroulent sur le territoire français et à l’étranger.
L’application de suivi des voyages, "SORTIES & VOYAGES" permet de saisir rapidement quelques informations primordiales qui faciliteront le soutien et l’accompagnement des établissements que les services académiques réaliseront en cas de crise ou de danger.

1 ACCÉDER À "SORTIES & VOYAGES"

Connectez vous à votre portail ARENA. L'application "SORTIES & VOYAGES" se trouve dans le menu "Enquêtes et Pilotage / Pilotage Académique".

2 SAISIR VOS DONNÉES DANS "SORTIES & VOYAGES"

Sur la page d’accueil, vous pouvez choisir de saisir un voyage [déplacement avec nuitée(s)] ou une sortie [déplacement sans nuitée].
Vous devrez ensuite compléter les Informations suivantes :

Contact de l'IEN ou du chef d’établissement
Les dates et heures de début et de fin du déplacement (ou de la sortie)
Le(s) lieu(s) fréquentés lors de du déplacement (ou de la sortie)
Si il s'agit d’un déplacement à l'étranger
Le(s) lieu(x) de la (ou des) nuitée(s) (Note : Ce champ est affiché que dans le cas des voyages scolaires. Penser à renseigner les numéros de téléphones fixes, si vous en avez connaissance)
Le mode de transport (car, avion, train, bus de ville…)
Nombre d’adultes / Nombre d'élèves (rappel : il est préconisé d’avoir au moins un adulte pour 12 élèves)
Niveau(x) (classes fréquentées par les élèves)
Contact de l’accompagnateur responsable avec numéro de portable (Note : Le numéro de téléphone ne sera utilisé qu’en cas d’urgence par le cabinet de Monsieur le recteur et celui de Monsieur le secrétaire général)
Remarques / Questions (pour toutes remarques.que vous jugerez utile de faire remontera l’administration)

Attention : Dès que vous aurez validé votre saisie, il ne vous sera plus possible de la modifier. Si vous souhaitez faire des modifications, il faudra contacter le rectorat (cf. Encart "Contact et assistance).
Sur la page d’accueil, vous pouvez choisir de saisir un voyage [déplacement avec nuitée(s)http://assistance.aix-marseille.fr
2. Si vous avez des difficultés ou des questions organisationnelles : consultez le Service Vie Scolaire n° 04 42 91 71 54
3. Pour toute modification de saisie ou annulation de déclaration : consulter la DASEN

3 CONSULTER VOTRE HISTORIQUE

Avec l’historique de saisie, il est possible de consulter et d’exporter dans un tableur une sélection voir la totalité, de vos déclarations.